خوشبختانه، پیشرفت‌های تکنولوژیکی در نرم‌افزارها و اپلیکیشن‌ها به این معناست که امروزه ابزارهای دیجیتالی زیادی وجود دارد که به شما کمک می‌کنند تا کسب‌وکارتان را ساده‌تر کنید و کارتان از استرس کمتری برخوردار باشد.
اما با وجود گزینه های بسیار زیاد، چگونه می دانید کدام یک برای کسب و کار شما موثرتر هستند؟ در این مقاله، توصیه‌هایی را برای ابزارهایی به اشتراک می‌گذاریم که به آسان‌تر کردن کسب و کار شما کمک می‌کنند. صاحبان مشاغل، مدیران فناوری اطلاعات و مدیران باید روندهای فناوری در سراسر بخش کسب و کار کوچک را درک کنند. بیاموزید که چگونه این روندهای برتر فناوری ممکن است بر تجارت شما در سال 2022 تأثیر بگذارد.
برخی از روندهای فناوری، مانند گسترش شبکه های سلولی 5Gو هوش مصنوعی، به طور پیوسته اهمیت پیدا می کنند.سایر تغییرات فناوری نسبتاً جدید هستند و هنوز بازار را مختل نکرده اند، اما اهمیت آنها غیرقابل انکار است.همه‌گیری کرونا هم نحوه، مکان و زمان کار افراد را تغییر داده است و فناوری نقش کلیدی در حمایت از کار هیبریدی انعطاف‌پذیر ایفا می‌کند.این مقاله برای صاحبان مشاغل کوچک است که می خواهند نگاهی فعالانه به روندهای فناوری داشته باشند.
مزایای استفاده از ابزارهای فناوری برای مشاغل کوچک
قبل از اینکه وارد لیست خود شویم، بیایید بررسی کنیم که چرا سرمایه گذاری در ابزارهای فناوری برای کسب و کار کوچک شما منطقی است. اولاً، فناوری می تواند در زمان شما صرفه جویی کند و به شما امکان می دهد روی چیزهایی که مهم هستند تمرکز کنید. به جای کار بر روی کارهای اداری و دستی مانند ورود داده ها و صورتحساب، آزاد هستید تا آن زمان را برای گفتگو با مشتریان و مشتریان احتمالی خود، بهبود محصولات و خدمات خود و سایر تلاش های استراتژیک با هدف رشد کسب و کار خود سرمایه گذاری کنید.
در مرحله دوم، ابزارهای فناوری می توانند در هزینه شما صرفه جویی کنند. برای مثال، یک ابزار CRM می‌تواند راه را برای نوآوری در فرآیند فروش باز کند. نرم افزار حسابداری ممکن است بینش هایی را نشان دهد که نشان می دهد مالیات زیادی پرداخت کرده اید. یک راه‌حل پشتیبان می‌تواند تضمین کند که هرگز داده‌ها را از دست نمی‌دهید یا خرابی ناخواسته‌ای را تجربه نمی‌کنید که منجر به ریزش مشتری یا از دست دادن درآمد می‌شود. یک راه حل قوی مدیریت پروژه تضمین می کند که شما سهواً ضرب الاجلی را از دست ندهید که منجر به نقض توافقنامه در سطح خدمات و جریمه های مرتبط می شود.
از این مثال ها، واضح است که انتخاب و استفاده متفکرانه از ابزارهای فناوری برای شرکت کوچک شما، کسب و کار منطقی است.اکنون زمان آن رسیده است که در هر دسته ابزارهای فنی راه حل هایی را برای شما پیشنهاد کنیم. همچنین به مزایا و معایب یا محدودیت‌های احتمالی آنها خواهیم پرداخت.
12 ابزار فنی برتر برای مشاغل کوچک در سال 2022
1. ابزارهای مدیریت پروژه
اگر می خواهید چندین توپ را در هوا نگه دارید، نرم افزار مدیریت پروژه عالی است. اساساً، این ابزارها به شما این امکان را می‌دهند که فعالیت‌ها، قرار ملاقات‌ها و ضرب‌الاجل‌های خود را به‌صورت دیجیتالی ردیابی کنید . این ابزارها می توانند به طور خودکار یادآوری هایی را برای وظایف و رویدادهای آینده ایجاد کنند، از جمله جزئیاتی مانند زمان برگزاری جلسه بعدی و مکان. علاوه بر این، این ابزارها می توانند یادآورهای مشابهی را برای سایر اعضای تیم ارسال کنند تا همه بدانند دقیقاً چه چیزی و تا چه زمانی از آنها انتظار می رود.
2. ابزارهای امضای الکترونیکی
ابزارهای امضای الکترونیکی زمانی به کار می آیند که شما و مشتریانتان نیاز به امضای قراردادها داشته باشید. شما به سادگی اسناد خود را آپلود می کنید، آدرس ایمیل کسانی را که نیاز به امضا دارند اضافه می کنید و گیرندگان اسناد را در صندوق ورودی خود دریافت می کنند. اکثر ابزارهای امضای الکترونیکی به شما این امکان را می‌دهند که تاریخ سررسید امضاها را تعیین کنید و به طور خودکار یادآوری‌هایی را برای هر طرفی که هنوز امضای خود را اضافه نکرده‌اند ارسال کنید. آنها همچنین از محیط های کاری پراکنده و دورافتاده از نظر جغرافیایی پشتیبانی می کنند.
3. بازاریابی ایمیلی
ایمیل مارکتینگ یکی از بهترین و مقرون به صرفه‌ترین روش‌های ارتباطی و تبلیغاتی برای مخاطبان هدف است که به ویژه برای ارتباطات کاری و تبلیغاتی اثربخشی زیادی دارد. به همین دلیل است که صندوق دریافتی ایمیل یا حتی قسمت هرزنامه‌های (spam) ما پر از ایمیل‌های مختلف تبلیغاتی است. اما این روزها بسیاری از شرکت‌ها تلاش می‌کنند تا به صورت هدفمند با مخاطبان خود ارتباط برقرار کنند تا نرخ تبدیل بیشتری داشته باشند از سوی دیگر لزوما تمام روش‌های تبلیغاتی نیازمند هزینه هنگفت نیست و با استفاده از ابزارهای کارامدی چون ایمیل، محتوای جذاب، پیشنهادات ویژه و یک فراخوانی مناسب (Call To Action) می‌توان مشتریان زیادی جذب کرد.
4. مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)
نرم افزار CRM یک ابزار تجاری ضروری برای شرکت های کوچک است. این یک مخزن مرکزی در اختیار شما قرار می دهد که از طریق آن می توانید تمام نقاط تماس و ارتباط با مشتری خود را ردیابی، مدیریت و اندازه گیری کنید. این می تواند به شما بگوید چه کسی ایمیل های شما را دریافت، باز می کند و می خواند یا از وب سایت شما بازدید می کند. همچنین می تواند به شما اطلاع دهد که مدتی از تماس شما با یک مشتری با ارزش می گذرد. ابزارهای CRM داده‌هایی را که جمع‌آوری می‌کنند تجزیه و تحلیل می‌کنند تا به شما گزارشهای منظم را ارائه دهند و می‌توانند گام‌های بعدی را برای تعامل توصیه کنند.
5. مدیریت منابع انسانی (HR)
تعداد کمی از کسب و کارهای کوچک می توانند از عهده استخدام یک مدیر منابع انسانی اختصاصی یا حتی پاره وقت برآیند. ابزارهای نرم افزار مدیریت منابع انسانی همه چیز را از زمان بندی حقوق و دستمزد و نوبت کاری گرفته تا توزیع اطلاعیه های مهم شرکت را بر عهده دارند.
6. نرم افزار حسابداری
نرم افزار حسابداری آنلاین اساساً بسیاری از کارهایی را که یک حسابدار در دست دارد را انجام می دهد. این شامل پیگیری درآمد و هزینه‌های شما، صورتحساب، ادعای هزینه‌ها و تهیه اسناد مورد نیاز برای اظهارنامه مالیاتی شما می‌شود.
7.ارتباطات و همکاری
همانطور که تجارت شما رشد می کند، اتکا به ایمیل و تماس های تلفنی قدیمی می تواند سرعت شما را کاهش دهد. ارتباطات دیجیتال مدرن و ابزارهای همکاری امکان چت فوری و اشتراک گذاری فایل را فراهم می کند.
8. ابزارهای مدیریت رمز عبور
ابزارهای مدیریت رمز عبور به شما این امکان را می دهد که تمام حساب های خود را به صورت ایمن مدیریت کنید از خطر استفاده مجدد از گذرواژه های آسان برای حدس زدن و نوشتن آنها جلوگیری می کنند.
9. نظارت بر وب سایت
وب سایت شما درب ورودی کسب و کار شما است و شما بدون شک زمان و پول خود را صرف کرده اید تا آن را تا حد امکان جذاب و کاربر پسند کنید. اما، باید بدانید چه کسی از آن استفاده می کند و کدام بخش از آن بیشترین (و کمترین) ترافیک را دارد. ابزارهای نظارت بر وب سایت این بینش را به شما می دهند تا بتوانید تنظیمات و بهبودهای لازم را انجام دهید.
10. پشتیبان گیری از داده ها
حذف یا خراب کردن تصادفی داده های برنامه آسان است. درگیری‌های نرم‌افزاری و عوامل مخرب می‌توانند باعث اختلالات عمده شوند. نرم افزار پشتیبان گیری به شما امکان کنترل کامل و دسترسی فوری به داده های حیاتی کسب و کار شما را می دهد. اگر اتفاقی افتاد، می توانید داده های خود را با چند کلیک بازیابی کنید.
11. سیستم تلفنی Voip
فناوری VoIP می‌تواند بهترین راهکار برای حل مشکلات مرکز تماس در سازمان‌ها باشد. VoIP (Voice over internet protocol) به معنای انتقال هم‌زمان مکالمات تلفنی بر روی یک شبکه دیتا است. به عبارت دیگر، این امکان را فراهم می‌کند که از ارتباط اینترنتی برای برقراری تماس‌های تلفنی استفاده شود. کیفیت مکالمات بر بستر VoIP ارتباط مستقیمی با عملکرد شبکه و سرویس اینترنت دارد. به‌طوری‌که هرگونه تأخیر در تبادلات سطح شبکه، موجب افت کیفیت تماس‌های تلفنی می‌شود. برای داشتن تماس‌های تلفنی با کیفیت، کیفیت سرویس اینترنت بسیار مهم است.
12.پردازش ابری
پردازش ابری یعنی نگه‌داری و دسترسی به داده‌ها و برنامه‌ها به‌جای اینکه فقط به رایانه‌ی شما محدود باشد، در سراسر اینترنت دردسترس قرار بگیرد. کلاد را می‌توان استعاره‌ای برای اینترنت دانست.کلاد درباره‌ی هارد درایو فیزیکی رایانه‌ی شما نیست. هنگامی که داده‌ها را روی هارد دیسک خود ذخیره می‌کنید یا برنامه‌ای را از روی هارد اجرا می‌کنید، درواقع با فضای ذخیره‌سازی و پردازش محلی کار کرده‌اید. در این شرایط هر آنچه نیاز دارید از نظر فیزیکی به شما نزدیک است و این یعنی می‌توانید به‌آسانی و با سرعت بالا به داده‌های خود دسترسی داشته باشید. درواقع روش عملکرد صنعت کامپیوتر برای چند دهه شبیه به شیوه‌‌ی کار شما با هارد درایوتان بوده است. برخی از افراد معتقدند که روش کارکرد یادشده حتی همین حالا هم بر پردازش ابری ارجحیت دارد.
کلام آخر
این فهرست از ابزارهای کسب و کار برای شرکت های کوچک جامع نیست. اندازه کسب و کار شما، بلوغ آن، صنعتی که در آن فعالیت می کنید و بودجه شما به طور طبیعی بر روی ابزارهای دیجیتالی که تصمیم به سرمایه گذاری دارید تاثیر می گذارد.با این حال، ارزشی که از این ابزارها از طریق توانایی آنها در خودکار کردن زمان و تلاش درگیر در کارهای روزمره به دست می آورید، قابل دست کم گرفتن نیست.علاوه بر این، در دنیای پس از همه‌گیری، این ابزارها می‌توانند به شما کمک کنند تا نیاز یا تمایل افراد را برای انجام کارهایشان و اداره کسب‌وکارشان از راه دور برآورده کنید.توصیه ما این است که به آرامی شروع کنید. بسیاری از این ابزارها دارای گزینه های آزمایشی رایگان هستند، بنابراین چند مورد را امتحان کنید و ببینید کدام یک برای شما کار می کنند. همچنین، از تیم خود و حتی مشتریان و شرکای خود در مورد اینکه با کدام یک دوست دارند یا دوست ندارند، بازخورد بخواهید. سپس، هنگامی که تعداد انگشت شماری را شناسایی کردید، می توانید شروع به بزرگ کردن آنها کنید.همچنین، مطمئن شوید که با ویژگی‌ها و عملکردهای جدید به‌روز هستید تا مطمئن شوید که حداکثر بازده سرمایه‌گذاری‌تان را دریافت می‌کنید.