بیشتر و بیشتر مشاغل در حال فکر تغییر روی VoIP هستند.
صورتحساب های ماهانه ارزان تر و ویژگی های پیشرفته تر جذاب هستند ، اما برخی از مشاغل هنوز در پیگیری آن تردید دارند.
آنها فکر می کنند هزینه های سخت افزاری بسیار گران هستند یا اینکه تنظیم همه چیز یک فرآیند زمان بر و چالش برانگیز است.
اما اگر ارائه دهنده مناسب را انتخاب کنید ، انتقال شما به سیستم تلفن ویپ می تواند بسیار آسان و یکپارچه باشد.
ما دراین مقاله دقیقاً نحوه راه اندازی سیستم تلفنی VoIP را برای مشاغل خود ، کاهش هزینه های اولیه و استفاده بیشتر از سیستم تلفن VoIP جدید را به شما نشان خواهیم داد.
نحوه راه اندازی سیستم تلفن VoIP را گام به گام با ما بیاموزید.
اتصال شبکه و اینترنت خود را آزمایش کنید
روی سخت افزار مناسب VoIP سرمایه گذاری کنید
یک ارائه دهنده VoIP با ویژگی های مناسب پیدا کنید
نحوه دریافت شماره تلفن مشاغل
سیستم تلفن VoIP خود را راه اندازی کنید
خطوط VoIP جدید خود را آزمایش کنید
به کارکنان خود آموزش دهید تا از امکانات VoIP بیشترین بهره را ببرند
سیستم تلفن VoIP چرا متفاوت است؟
قبل از اینکه به جزئیات بپردازیم ، باید مشخص کنیم که تلفن Voice over Internet Protocol (VoIP) چه چیزی دارد که آن را از یک تلفن آنالوگ متمایز می کند.
یک تلفن آنالوگ مستقیماً از طریق تلفن ثابت اختصاصی با شبکه عمومی سوئیچ شده (PSTN) متصل می شود. تماس های تلفنی توسط شرکت مخابرات تسهیل می شود و عملاً نیاز به اتصال مستقیم به جک تلفن دارد.
تلفن های IP از طریق ارائه دهنده VoIP از طریق اینترنت به شبکه تلفن متصل می شوند. صدا را به بسته های داده تبدیل می کند و آنها را با استفاده از پروتکل اینترنت IP منتقل می کند. سپس مرکز داده ارائه دهنده سیگنال ها را به آنالوگ تبدیل کرده و آنها را به PSTN منتقل می کند.
از آنجا که تلفن های SIP نیازی به تلفن ثابت اختصاصی ندارند ، مقیاس بندی دفتر با VoIP آسان تر است. با یک سیستم تلفن سنتی ، برای به اشتراک گذاشتن خدمات تلفن با چندین کارمند ، PBX یا Issabel مورد نیاز است.
اکنون که می دانید VoIP چیست ، بیایید در مورد چگونگی راه اندازی سیستم تلفن VoIP صحبت کنیم.
1) اتصال شبکه و اینترنت خود را آزمایش کنید:
ممکن است نگران میزان استفاده VoIP از پهنای باند باشید ،
اکنون اکثر ارائه دهندگان خدمات اینترنتی با برنامه های تجاری خود سرعت خوبی و قابل قبولی را ارائه می دهند. بنابراین اتصال فعلی شما به احتمال زیاد برای یک سیستم تلفن VoIP به اندازه کافی سریع است. یک نکته مهم این است که برخی از اتصالات خانگی دارای سرعت بارگذاری بسیار کندتری هستند ، مانند برخی از اتصالات DSL
علاوه بر سرعت ، مسائلی که بر کیفیت تماس VoIP تأثیر می گذارد اغلب به ناپایداری اتصال مربوط می شود. تکان دادن و از دست دادن بسته ها دو معیار برای بررسی هستند. اتصال به اینترنت سیمی ، مانند فیبر یا کابل ، ترجیح داده می شود. مایکروویو و سایر گزینه ها بسیار ناپایدار هستند.
و سخت افزار شبکه شما نیز می تواند به یک تنگنا تبدیل شود. اگر روتر یا شبکه نتواند حداکثر ترافیک را مدیریت کند ، ممکن است با صدای نامنظم یا سایر مسائل مانند قطع تماس مواجه شوید. Wi-Fi در بیشتر موارد خوب کار می کند ، اما اتصال سیمی همیشه بهتر است.
برای تست استرس شبکه خود و شناسایی مشکلات احتمالی ، از تست سرعت VoIP استفاده کنید. نتایج به شما این ایده را می دهد که آیا اتصال شما می تواند نصب VoIP را انجام دهد یا خیر.
همچنین می توانید پیکربندی کیفیت خدمات QoS را برای اولویت بندی بسته ها و داده های VoIP بررسی کنید. به این ترتیب ، ترافیک صوتی بالاتر از ترافیک مانند YouTube یا ... قرار می گیرد و تأخیر کمتر و از دست دادن بسته ها را تضمین می کند.
2) روی سخت افزار مناسب VoIP سرمایه گذاری کنید:
مرحله بعدی راه اندازی VoIP شما سرمایه گذاری روی سخت افزار VoIP است. از آنجا که VoIP در چند سال گذشته برای مشاغل استاندارد شده است ، گزینه های پیشرفته زیادی وجود دارد.
اگر می خواهید تماس های تلفنی شما عالی به نظر برسند ، باید روی یک تلفن رومیزی VoIP سطح بالا مانند Polycom VVX601 سرمایه گذاری کنید. اگر تنها چیزی که نیاز دارید برقراری و دریافت تماس های تلفنی است ، گزینه های ارزان تری برای هر دو تلفن رومیزی وجود دارد.
هدست های VoIP برای تکمیل تلفن تجاری شما بسیار عالی هستند ، بنابراین می توانید در حین مکالمه به گردش بپردازید. نمایندگان می توانند اطلاعات مشتریان خود را جستجو کنند ، با تیم خود چت کنند یا یادداشت هایی را به CRM اضافه کنند.
آیا می خواهید تلفن های رومیزی قدیمی خود را نگه دارید؟ از آداپتور VoIP استفاده کنید
اگر می خواهید از تجهیزات تلفن اداری موجود خود استفاده کنید ، همچنان می توانید از آن با VoIP استفاده کنید. با استفاده از آداپتور تلفن آنالوگ ATA ، می توانید به VoIP تغییر دهید و همه تلفن های آنالوگ خود را نگه دارید. آداپتور VoIP بین تلفن ها و شبکه شما عمل می کند و سیگنال های آنالوگ را دیجیتالی می کند.
از آنجا که هیچ تجهیزاتی را تغییر نمی دهید ، همه کارکنان از قبل نحوه کار با تلفن ها را می دانند. نیازی به آموزش کارکنان خود ندارید.
به حداقل رساندن هزینه های سخت افزاری با نرم افزارها :
یکی دیگر از راه های کاهش هزینه این است که از یک برنامه تلفن به جای تلفن رومیزی استفاده کنید. این اپلیکیشن ها با نام Softphone نیز شناخته می شوند. می توانید نرم افزار را در رایانه یا تلفن هوشمند خود بارگیری کنید.
یک تلفن نرم افزاری یک نرم افزار یا یک برنامه تلفن همراه است که به شما امکان می دهد تماس های تلفنی دریافت و برقرار کنید. مانند یک تلفن معمولی برای رسیدگی به تماس های تلفنی عمل می کند. با یک سرویس VoIP ، می توانید شماره های هر تلفن یا شبکه تلفن همراه را شماره گیری کنید.
3) ارائه دهنده VoIP با ویژگی های مناسب را پیدا کنید:
تغییر به VoIP فقط به این معنی نیست که می توانید تلفن ثابت خود را جایگزین کنید. همچنین فرصتی است برای انتقال ارتباطات تجاری خود به قرن 21 ، بدون هیچ هزینه اضافی.
در اواخر سال 2019 ، بیش از 1000 متخصص را در مورد ارتباطات تجاری مورد بررسی قرار دادند و از بینش هایی برای ایجاد گزارش وضعیت ارتباطات تجاری 2020 استفاده کردند. یکی از بینش های کلیدی این بود که بیش از یک شرکت سه نفره به دلیل خطاهای ارتباطی داخلی مشتریان خود را از دست داده اند.
ارائه دهنده VoIP مناسب به شما کمک می کند تا بر چنین مشکلاتی غلبه کنید. شرکت شما ویژگی هایی را که برای از بین بردن خطاها و ایجاد ارتباطات کارآمد و بین بخشی نیاز دارید ، دریافت می کند.
شما می توانید CRM ، تجزیه و تحلیل تماس ها و ارتباطات یکپارچه دریافت کنید ، نه فقط سرویس تلفن. بنابراین قبل از انتخاب خود ، مطمئن شوید که شرکت ارائه دهنده خدمات Voip ویژگی های مناسب مورد نیاز کسب و کار شما را دارد.
در زیر برخی از ویژگی های VoIP که باید به آن توجه کنید در ادامه ذکر شده است:
مسیریابی تماس پیشرفته: تماس های دریافتی با نمایندگان موجود در کسب و کار خود را با خط مشی های انعطاف پذیر مسیریابی کنید.
Auto Attendant: از تماس های ورودی با پیام ضبط شده و گزینه هایی برای راهنمایی آنها به بخش مناسب استقبال می کنید.
تماس پاپ:
هنگام پاسخگویی به تماس های دریافتی ، اطلاعات مربوط به تماس گیرندگان را به طور خودکار نمایش می دهد.
CRM داخلی:
از مشتریان خود پشتیبانی کنید و تیم های فروش خود را با یک دیدگاه از مشتری تجهیز کنید.
پست صوتی به متن:
با دریافت پیامک از طریق پیام کوتاه ، کارایی پاسخگویی به پست صوتی را افزایش دهید.
4) نحوه دریافت شماره تلفن مشاغل:
بسته به ارائه دهنده VoIP شما ، یک شماره تلفن محلی می تواند با هر برنامه VoIP که انتخاب می کنید گنجانده شود.
شما چند راه برای دریافت شماره تلفن برای کسب و کار خود دارید. اگر قبلاً یکی از آنها را دارید ، آن را منتقل می کنید. در غیر این صورت ، می توانید یک شماره جدید را از مخابرات درخواست کنید .
5) سیستم تلفن VoIP خود را راه اندازی کنید:
هنگامی که یک ارائه دهنده و سخت افزار دارید ، وقت آن است که تنظیمات را در دفتر خود تکمیل کنید. مراحل خاص بستگی به سخت افزار و تعداد کارکنان دارد.
نحوه تنظیم تلفن های رومیزی و تلفن های همراه VoIP
مراحل لازم بستگی به مدل خریداری شده و راه اندازی شبکه شما دارد. با یک سوئیچ شبکه استاندارد در محل ، فرآیند راه اندازی ساده است. اگر Power over Ethernet (PoE) دارید ، سیگنال الکتریکی در یک سیم منتقل می شود و شما را از نیاز به آداپتور AC نجات می دهد.
تلفن های رومیزی VoIP یا گوشی های بدون PoE:
آداپتور AC را به پریز وصل کنید ، سپس آن را به پایه تلفن یا گوشی متصل کنید.
تلفن IP را با استفاده از کابل CAT5e یا CAT6 به سوئیچ یا روتر وصل کنید.
منتظر بمانید تا تلفن مقداردهی اولیه شود ، سپس صدای شماره گیری را بررسی کنید.
اگر روتری دارید که از Power over Ethernet (PoE) پشتیبانی می کند ، روند کمی متفاوت است ، حتی سریعتر است.
تلفن های رومیزی VoIP به روترهای دارای PoE:
تلفنها را با سوئیچ یا روتر مجهز به PoE با کابلهای اترنت وصل کنید.
پس از اتصال ، تلفن باید روشن شود. باید به طور خودکار با ارائه دهنده VoIP شما ارتباط برقرار کند.
نحوه تنظیم هدست های VoIP
همه هدست ها قابلیت پاسخ یک لمسی را ارائه نمی دهند. برای استفاده از آن ، شما نیاز به یک هدست مدرن با یک لمس فعال دارید و آن را با کابل های Electronic Hook Switch (EHS) وصل کنید.
هدست و تلفن های بی سیم VoIP با پشتیبانی از کابل EHS:
آداپتور AC را به نزدیکترین پریز و واحد پایه هدست وصل کنید.
کابل EHS را به واحد پایه هدست وصل کنید.
سر دیگر گوشی را به پورت شبکه هدست و پورت EHS وصل کنید. برای دستورالعمل های دقیق تر ، دفترچه راهنمای EHS را دنبال کنید.
هدست را بگذارید و دکمه کنترل تماس را برای بررسی اتصال فشار دهید.
برای هدست های سیمی که از جک معمولی تلفن استفاده می کنند ، این روند حتی ساده تر است.
هدست و تلفن های رومیزی با درگاه/پورت هدفون:
جک کابل هدفون را با کابل اتصال مستقیم به پورت مشخص شده هدست وصل کنید. بسیاری از مدلها پورت هدست را با یک نماد کوچک در سمت چپ مشخص می کنند.
هدست را بگذارید و دکمه کنترل تماس را برای بررسی میزان شماره گیری فشار دهید.
یک تماس آزمایشی برای تأیید میزان صدا و کیفیت تماس بگیرید. اگر صدای هدست کم است ، ممکن است به تقویت کننده نیاز داشته باشید.
6) خطوط VoIP جدید خود را آزمایش کنید:
اگر همه چیز را به درستی انجام داده اید و اتصال سریع دارید ، مشکلی نخواهید داشت. امنیت بیشتر از افسوس خوردن بهتر است.
نکاتی که هنگام برقراری تماس باید به آنها توجه کنید:
کیفیت صدا: آیا تماس ها واضح و سازگار هستند؟ آیا هیچ نشانه ایستا یا دیگری از کیفیت پایین صدا وجود دارد؟
تأخیر: آیا بین زمانی که چیزی می گویید و گیرنده آن را می شنود تأخیر قابل توجهی وجود دارد؟
ثبات اتصال: آیا هیچ یک از تماس ها به طور موقت قطع شد؟ برخی از تنظیمات فایروال می توانند تماس ها را به طور کامل پس از 11 دقیقه متوقف کنند ، بنابراین ارزش آزمایش حداقل 15 تا 30 دقیقه را دارد.
شما همچنین باید سعی کنید خطوط خود را در مواقعی که فعالیت شبکه دیگری زیاد است ، آزمایش کنید. ازدحام شبکه می تواند منجر به مسائل مختلف خطی شود ، از تماس های قطع شده گرفته تا صدای ضعیف و موارد دیگر.
نکته حرفه ای: اتصال مستقیم با سیم همیشه بر استفاده از Wi-Fi ارجح است. برای کمترین تأخیر و سایر مسائل VoIP ، به جای اتصال Wi-Fi به سراغ اترنت بروید.
7) به کارکنان خود آموزش دهید تا از ویژگی های VoIP بیشترین بهره را ببرند:
برای بسیاری از مشاغل کوچک ، تغییر به VoIP نشان دهنده اولین باری است که آنها دارای ویژگی های تلفن تجاری مناسب هستند. این ویژگی های تماس معمولاً با برنامه های تلفن سنتی موجود نیست. با راه اندازی ویپ می توانید تلفن ها را مستقیماً با CRM ادغام کنید ، سیاست های مسیریابی سفارشی ایجاد کنید ، پست های صوتی را به ایمیل ارسال کنید ، ارسال تماس ها ، ضبط تماس ها در ابر و موارد دیگر.
برای اطمینان از استفاده کارکنان از این ویژگی ها ، باید زمانی را برای آموزش تیم خود اختصاص دهید.
در یک نظر سنجی در کسب و کارها 63 درصد از مدیران پاسخ دادند که پذیرش فناوری های جدید در دفتر آنها بسیار کند است. کارکنان می خواهند از تجهیزات ارتباطی تجاری کمتر استفاده کنند تا بتوانند بر خدمات رسانی به مشتریان و بستن فروش تمرکز کنند.
به همین ترتیب ، در صورت تمایل به راهنمایی بیشتردر هر موضوعی در خصوص راه اندازی Voip، می توانید با تیم پشتیبانیشرکت شبکه رسام دوراندیش تماس بگیرید.