بهترین راهکارهای اجرای دورکاری در یک سازمان

زندگی همانطور که می دانیم برای اکثر مشاغلی که مجبور شدند برای مدیریت کارمندان خود دورکاری را برنامه ریزی بکنند تغییر شگرفی کرده است . برای آن دسته از کارکنانی که شانس کافی برای داشتن شغلی را دارند که می توانند از راه دور انجام دهند ، بسیار خوب و موثر بوده است.

 

 

اهمیت دورکاری در شرایط کرونایی

با گسترش و پیشرفت چشمگیر اپیدمی کرونا، بدون شک خیلی از مدیران حداقل یک بار به دورکاری پرسنل خود فکر کرده‌اند. در شرایط کنونی، دورکاری می‌تواند با جلوگیری از حضور فیزیکی کارمندان در شرکت، خطر انتشار ویروس کرونا را به حداقل برساند. همچنین کارمندان می‌توانند بدون اینکه خللی و ایرادی در روند کاریشان پیش بیاید، در خانه وظایف شغلی و محوله خود را انجام دهند.

 

تفکر دورکاری در خارج از ایران چندین سال است به وجود آمده و ترویج می‌شود. در کشور ما نیز به علت به وجود آمدن شرایط کنونی، توجهات به آن جدی‌تر شده‌است. این روش در صورت سود بردن از زیرساخت مناسب و پیاده‌سازی درست، حتی در نبود کرونا نیز منفعت‌های زیادی را برای مدیران و کارمندان در پی خواهد داشت. از جمله این مزایا می‌توان به صرفه‌جویی در زمان رفت و آمد، هزینه کمتر، کاهش ترافیک و آلاینده‌های هوا، کاهش تنش‌های موجود در زندگی، صرف وقت بیشتر افراد برای خانواده و غیره اشاره کرد.

 

با این حال ، هدف شماره یک برای دورکاری ارائه ابزار و محیط مناسب به کارکنان می باشد تا بتوانند کار خود را انجام دهند و نیازهای سازمان را برآورده کنند.

 

مهمترین ملزومات دورکاری

با افزایش چشمگیر افرادی که از خانه به دنبال ویروس کرونا کار می کنند ، داشتن یک سیاست دورکاری موثر در حال حاضر بیش از هر زمان دیگری اهمیت دارد. انتقال کار اداری به کار از راه دور دشوار است ، اما مهم است که در مواقع ضروری و نیاز سیاست هایی برای خود داشته باشیم. این همچنین فرصتی مناسب برای ایجاد سیاستی است که می تواند در آینده حتی پس از کاهش COVID-19 مورد استفاده قرار گیرد.

به ویژه در طول همه گیری COVID-19 ، کار از راه دور در ادامه عملیات تجاری بسیار مهم بوده است. کارمندان باید در خانه کار کنند ، بنابراین ، ایجاد یک سیاست دورکاری مهم است.

 

 

اگرچه بدون سیاست دورکاری ، شرکت ها می توانند دچار تزلزل شوند. کار از هر کجا ، چه در دفتر و چه در خانه ، فضا را برای حواس پرتی فراهم می کند. با بیان خط مشی کار از خانه ، می توانید دقیقاً انتظارات کارکنان را مشخص کنید.

اکنون، درصد بیشتری از کارها وامور شرکتی را می توان با کامپیوتر شخصی در خانه انجام داد؛ این امر موجب شده مجموعه های زیادی در سراسر دنیا به استخدام نیرو‌های دورکار بپردازند. حتی با داشتن یک کامپیوتر نه چندان پیشرفته و آخرین مدل یا یک لپتاپ عادی حتی بایک تبلت ساده نیز می‌توان به انجام امور شرکتی پرداخت.

یکی دیگر از ملزومات مهم کار در خانه، داشتن دسترسی مناسب به فایل‌ها و منابع شرکت می‌باشد. خوشبختانه فناوری اینترنت و خدمات شبکه راه حل‌های بسیار مناسبی را برای دسترسی از راه دور به کاربران ارائه می‌دهد.

 

این دوری و فاصله از شرکت هرگز نباید خلل و مشکلی در روند کاری ایجاد کند؛ بنابراین یک راه ارتباطی با سرعت و امنیت بالا مورد نیاز است، قطعی .کندی در این ارتباط نباید به وجود بیاید و همچنین مدیران فناوری اطلاعات سازمانها باید بتوانند به راحتی این مهم را مدیریت کنند.

 

پس از مجهز شدن به امکانات لازم در ادامه به راهکارهای اجرای دورکاری در سازمان‌ها می‌پردازیم :

 

بهترین روش های راه اندازی دورکاری در یک سازمان

۱- اتصال از راه دور به روش Remote Connection : در این روش شما با استفاده از رایانه یا لپ تاپ خود در منزل ، به سیستم داخل شرکت وصل شده و با آن از راه دور کارهای روزمره خود را انجام می دهید . یعنی تصویر مانیتور سیستم شرکت را در خانه می‌بینید و می‌توانید آن را مانند وقتی که به صورت حضوری در شرکت بودید کنترل کنید. توجه کنید در این روش سیستم شما در شرکت حتما باید روشن بماند تا بتوانید به آن وصل شوید. از جمله نرم افزارهای معروف می‌توان به Anydesk ،TeamViewer و Connectwise Control اشاره کرد.توجه کنید که از این نرم افزارها بیشتر برای رفع مشکلات ضروری و کوچک از راه دور و کارهای محدود استفاده می‌شود. به طور کلی باید بگوییم استفاده از روش ریموت از طریق اینترنت هرگز برای دورکاری توصیه نمی‌شود.  

 

همچنین ابزار ریموت تعبیه شده در ویندوز (Remote Desktop Connection) نیز می‌تواند این اتصال را برای شما برقرار کند. این روش یا همان به اصطلاح RDP امنیت و عملکرد کلی بهتری نسبت به ریموت از طریق اینترنت دارد.

۲- اتصال از راه دور با استفاده از VPN: یکی دیگر از روش های بسیار مناسب و امن، ایجاد یک ارتباط خصوصی با شبکه داخلی شرکت است.   شما می‌توانید با راه اندازی این سازوکار امکانی را ایجاد کنید که کاربران از راه دور به شبکه داخلی شرکت متصل شده و بتوانند به فایل‌ها و اسناد شرکت دسترسی داشته باشند، از نرم افزار های سازمانی استفاده کنند و حتی به سیستم خودشان در شرکت به راحتی ریموت کانکشن بزنند.این روش بسیار امن تر و پرسرعت تر از مواردی است که تاکنون به آن اشاره کرده ایم .

 

یک دستگاه در شبکه داخلی شرکت، باید وظیفه مدیریت ارتباط VPN و خدمت رسانی به کلاینت‌ها را بر عهده بگیرد. به چنین دستگاهی VPN Server می‌گویند. آن را می‌توان به کمک سیستم عامل‌هایی مانند انواع لینوکس سرور، ویندوز سرور، Kerio Control راه اندازی کرد. همچنین روتر‌های میکروتیک و سیسکو نیز توانایی پیاده سازی یک VPN Server را دارند. راه اندازی، پیکربندی، مدیریت امنیت و آدرس دهی به کلاینت‌ها توسط VPN Server انجام می‌گیرد. همچنین بسته به نوع سرور، امکانات و ویژگی‌های متفاوتی برای مدیریت ارائه می شود.

 

7 نکته برای مدیریت کارمندان  از راه دور

مهارت در مدیریت کارکنان از راه دور مستلزم یک جهش ذهنی است ، به ویژه برای مدیران سنتی.

 

این قابل درک است

 

از این گذشته ، در حالی که به نظر می رسد همه می دانند دورکاری چیست ، هنوز همه آن را تجربه نکرده اند. و قطعاً کار از راه دور دارای مزایا و معایبی است.

برای رهبری خوب یک تیم از راه دور ، مدیران ممکن است دریابند که باید کمی کنترل خود را شل کنند در حالی که راهی برای ادامه مسئولیت پذیری کارکنان پیدا می کنند.

آنها همچنین باید با بهترین شیوه های دورکاری آشنا شوند و انتظار میزان مشخصی از آزمایش و خطا را داشته باشند.

 

برای شروع ، در زیر هفت نکته اساسی وجود دارد که به مدیران تجاری هنگام مدیریت کارگران از راه دور کمک می کند.

1. اطمینان حاصل کنید که کارمند در شغل مناسب است

2. ایجاد خط مشی ها و دستورالعمل ها

3. ایجاد یک قرارداد کار از راه دور

4. یک دوره آزمایشی را ارزیابی کنید

5. ارتباط ، برقراری ارتباط ، ارتباط

6. انتظارات را به وضوح بیان کنید

7. به طور منظم به کارمندان بازخورد بدهید تا از وضعیت و کارایی خود مطلع شوند

 

جهت کسب اطلاعات بیشتر و دریافت خدمات ارزنده در خصوص اجرای راه کارهای دورکاری متناسب با شرایط و نیاز سازمان خود با شرکت شبکه رسام دوراندیش در ارتباط باشید .

 

دوراندیشی اتفاق نیست ، انتخاب است...